Avec l’organisation des événements, vous sortez du virtuel pour entrer dans le réel. C’est un moyen pour votre communauté construite via vos réseaux sociaux de vous serrer la main et d’échanger leurs expériences avec vos prestations. En communiquant via les événements Facebook vous engagez une relation durable avec vos futurs participants.

Cet article est paru initialement le 17 décembre 2012 et a été mis à jour le 22 août 2017.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, gardez en tête que  l’intégration des réseaux sociaux à votre événement (avant, pendant et après), vous facilitera la vie lors de toutes les étapes. Pour cela, prenez soin de créer vos présences sociales et d’initier la communication de votre PME sur Facebook en amont. Vous ferez bien entendu de même avec votre entreprise sur LinkedIn.

Comment utiliser les événements Facebook pour communiquer sur votre manifestation?

Nous vous recommandons de créer un événement via votre page Facebook si vous avez le temps d’animer cette page supplémentaire. Son grand avantage réside dans sa présence dans l’agenda Facebook qui est de plus en plus utilisé par les membres du réseau pour trouver des idées d’activités.

1. Choisissez le titre de votre événement Facebook

Les 25 premiers caractères sont essentiels. Ce sont les premiers vus dans votre agenda d’événements, ensuite Facebook les coupe.

2. L’image de votre événement Facebook

Optez pour une couverture d’événement Facebook qui est attractive et représente réellement votre événement.

Veillez à ce que la taille de votre image d’événement Facebook fasse 1920x1080px. Si l’image de votre bannière a une dimension plus petite, alors Facebook l’adaptera automatiquement au risque qu’elle perde en qualité.

dimension couv event facebook
Taille bannière événement Facebook 1920x1080px

Attention, lorsque vous créez un événement « public » (vs privé), il est aussi disponible dans les moteurs de recherche.

3. Communiquer et animer votre événement sur Facebook

Il est capital que votre événement Facebook compte des participants. Même s’il est nécessaire de s’inscrire pour participer ou d’acheter son billet. Le fait d’avoir des personnes « intéressées » ou qui indiquent « J’y vais » à votre événement permettent la viralité de celui-ci et l’effet recherché avec les réseaux sociaux.

Invitez donc vos abonnés et amis à participer. Encouragez vos collaborateurs à inviter leurs amis à montrer leur intérêt pour votre événement.

Afin de maintenir le lien avec ces personnes qui ont montré leur enthousiasme, continuez à animer cette page et vous engagez avec elle.

Après la manifestation, vous aurez encore le loisir d’entrer en contact avec les personnes engagées avec votre événement. Car s’il disparait de l’agenda Facebook, il est encore lié à votre page et il existe toujours sur la toile.

Si vous avez besoin d’aide, nous vous recommandons notre formation pour augmenter l’engagement sur votre page Facebook.

Ceci étant dit, passons aux étapes de votre événement à proprement parler.

Étape 1 : le but stratégique de votre événement

Commencez par définir l’objectif de votre événement. Trois questions fondamentales doivent être posées : What ?  Who ?  Why ?  – Quoi ?  Qui ?  Pourquoi ?

  • Quel est le message que vous voulez faire passer?
  • Qui voulez-vous toucher par votre événement?
  • Pourquoi souhaitez-vous organiser un événement?
  • Quel but souhaitez-vous atteindre?
  • Pour quelle raison?

Les réponses à ces questions vous guideront tout au long de l’organisation de votre événement.  La plus importante est « A qui s’adresse l’événement ? », car elle vous fera adapter votre événement de manière à ce que votre client se sente bien. En tant qu’agence, nous avons 2 clients: l’entreprise qui nous mandate et dont nous devons satisfaire les besoins, souhaits et buts stratégiques et le client de cette entreprise, à qui s’adresse au final l’event.

Étape 2 : le lieu et date de votre événement

Après avoir défini votre stratégie événementielle, vous pourrez en général en définir le lieu et la date. Les fameuses question : Where ?  When ?

  • Où souhaitez-vous organiser votre événement ? Pensez au trajet que devront effectuer vos invités et au temps qu’ils auront à disposition pour votre événement. Gardez ces deux éléments à un niveau acceptable !
  • Quand souhaitez-vous l’organiser ? Dans la définition de la date, n’oubliez pas de vérifier les vacances scolaires, les fériés et congés officiels. Evitez les périodes trop chargées pour vos clients. combien de temps à l’avance informer ou inviter. L’agenda de certaines personnes se remplit beaucoup et bien à l’avance. Si tel est le cas de vos invités, anticipez bien votre invitation et pensez à les  pré-informer de la date par un « Save the Date ».

Étape 3 : le contenu

Après avoir défini les « 5 W » (what, who, why, where, when), vous préciserez le contenu de votre soirée ou événement. Bien entendu, parfois, le contenu peut avoir une telle importance que c’est lui qui va définir le lieu ou la date. Voici les questions à se poser dans cette phase :

  • Quels sont les messages clé qui doivent être communiqués?
  • Quelle est leur importance? Faut-il prévoir une animation spéciale pour les faire passer? Une vidéo ou de la musique pour les souligner?
  • Quelles vont être les interventions? Qui sera orateur ? Durée?
  • Qui parle à quel moment? Comment positionner le directeur général dans tout cela?

Puis, vous définirez le style et l’ambiance à choisir :

  • Dîner de gala? Repas assis, debout?
  • Ambiance solennelle ou relax?

A nouveau, n’oublions jamais qui nous avons en face ; les messages clé se communiquent différemment selon le public. Une ambiance trop solennelle peut mettre mal à l’aise ou ennuyer certaines personnes. Quelles sont les attentes des invités?

Étape 4 :  le « highlight »

Quel mot magique : highlight ! Il veut tout dire. Je n’ai encore pas trouvé d’équivalent en français. Le point culminant, oui, mais ça manque de lumière… En bref, c’est la cerise sur le gâteau, l’élément dont vos invités se souviendront. Lui aussi se définit en fonction de vos participants. Faites plaisir à vos invités, pas à vous-mêmes.

Cet élément est important, car il va laisser une trace, un souvenir, une émotion.  Aujourd’hui, on ne touche plus les gens avec un étalage d’argent, mais par le biais de l’émotion. Qu’est-ce que la durabilité dans un domaine aussi éphémère que celui des événements ? Eh bien, c’est peut-être le souvenir de ce qu’on y a vécu. Et vous verrez, nous reprendrons cet élément au point 7…

Étape 5 : l’organisation de votre événement

Après avoir défini le cadre de l’événement, nous finirons par le compléter de tous ces éléments logistiques qui lui donnent du corps. Les néophytes commenceront souvent par là, et pourtant, ce n’est qu’une fois la structure événementielle bien établie que nous nous y pencherons. Nous penserons notamment aux éléments suivants :

  • Invitations
  • Orateurs
  • Musique – Technique – Animation
  • Agenda
  • Média (voulez-vous que l’on parle de votre événement au-delà du cercle de vos invités?)
  • Catering – Décoration
  • Documentation
  • Parking – Sécurité
  • Accueil – Badges – Hôtesses . Photographe (pour en garder un souvenir visuel…)
  • Réseaux sociaux (pas forcément à toutes les sauces, mais la question doit se poser à chaque fois et la décision prise en connaissance de cause)
  • etc.

Etape 6 : la communication de votre événement

On distingue la communication avant votre événement, pendant votre événement et après votre événement.

Avant votre événement, il s’agit d’inviter les personnes à prendre part à votre manifestation mais aussi de les motiver les personnes n’étant pas dans votre listing d’adresse. Newsletters et réseaux sociaux vous aideront à toucher à étendre votre liste de participants.

Si vous n’avez pas le temps de gérer et animer la page de votre événement Facebook, créez une publication que vous boosterez par de la publicité sur Facebook. Durant notre formation sur la publicité Facebook, vous en apprendrez les rouages !

Pendant votre événement, vous pouvez intégrer le live tweet en ayant pris soin de mentionner le hashtag à utiliser sur tous vos supports. Si vous intégrez les réseaux sociaux à votre événement, il vous faut impérativement du wifi – de bonne qualité – dans le lieu. Pensez également à interagir avec votre communauté durant votre event. Les 20km de Lausanne sont un exemple d’utilisation de réseaux sociaux durant une manifestation, et, je regrette qu’il n’y ait pas eu d’échange avec les abonnés durant l’événement.

 

Regardons le suivi pour parler de la communication après l’événement.

Étape 7 : le suivi

Eh, oui, un événement ne se termine pas à la fin de la soirée ou quand vous refermez la porte derrière le dernier participant. Après l’événement, réfléchissez au suivi.

  • Demandez en relation sur LinkedIn les personnes rencontrées avec un profil LinkedIn au top !
  • Passez voir vos clients
  • Reparlez de la soirée par exemple sur vos réseaux sociaux en utilisant le hashtag
  • Réactivez les souvenirs avec un album photos Facebook
  • Surveillez ce qu’on a dit de vous durant l’événement grâce à votre veille
  • Répondez aux personnes avec lesquelles vous n’avez pas encore interagir sur la toile.

 

Un événement va créer un univers qui facilite les échanges, ce qui générera un climat de confiance. Utilisez le « potentiel sympathie», l’émotion que vous avez créé pour ouvrir des portes et obtenir des rendez-vous. Le business réel commence là, il ne se fait pas durant l’événement.

Parfois, apporter un petit cadeau est un bon moyen de passer le filtre de la secrétaire. C’est un clin d’œil qui rappellera l’émotion positive que vos invités ont ressentie durant la soirée.

2 derniers conseils pour le succès de votre événement :

1. Anticipez ! La réflexion et la préparation prennent du temps.

  • Plus vous aurez de temps à disposition, mieux votre événement sera ciblé et préparé.
  • Mieux vous aurez ciblé votre événement, plus le retour sera celui que vous espériez.
  • Mieux vous l’aurez préparé, plus vous serez réactifs face aux éventuelles surprises de dernière minute.

2. Faites appel à une agence. Elle va

  • Poser les questions adéquates au bon moment
  • Vous permettre de déléguer l’opérationnel afin de vous libérer du temps pour vos réflexions stratégiques
  • Orchestrer les mille et un détails de l’organisation
  • Trouver des prestataires tiers et juger de leur qualité et tarifs
  • Être réactive en cas de souhaits de dernière minute
  • Encadrer votre soirée et vous permettre ainsi d’être disponible pour vos invités

Voilà quelques conseils sélectionnés pour un événement ciblé et préparé dans un esprit calme et réfléchi. C’est ce qui fera le succès de vos événements ! A quand votre prochain événement ?


Article rédigé par Sandra Autullo, Somice Sàrl et complété par Valérie Demont pour toute la partie communication et réseaux sociaux.

organisation evenement hors reseau sociaux Née à Genève de parents romands, Sandra Autullo a grandi en Suisse allemande jusqu’à l’âge de 20 ans.
C’est avec conviction que cette experte en organisation, quadrilingue et multiculturelle, allie aujourd’hui la créativité latine à la rigueur germanique pour assurer le bon déroulement des événements qu’elle gère.
Anticipatrice et perfectionniste de nature, elle se réjouit de mettre à votre profit les compétences acquises dans son métier depuis une quinzaine d’années.SoMICE Sàrl vous assure une qualité de prestations vous permettant de déléguer l’organisation de vos événements à une entreprise expérimentée et professionnelle.
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23 Commentaires

  1. 17 décembre 2013 at 12 h 59 min — Répondre

    Article très intéressant, merci Sandra !
    Je me suis rendu sur votre site qui est clair et bien construit ; j’avoue d’ailleurs avoir particulièrement apprécié le « Texte humoristique sur notre métier » en bas de page qui traduit bien la complexité de votre métier et laisse transparaître une solide expérience dans l’organisation d’events.
    Au plaisir de vous lire – Dimitri

  2. Vicky
    19 janvier 2015 at 17 h 19 min — Répondre

    Bel article! Merci pour les conseils.

  3. 29 septembre 2015 at 9 h 33 min — Répondre

    Article intéressant ! il résume bien les étapes clés de l’organisation d’événements, en tant qu’experte dans le domaine, plus de 25 ans d’expérience, je rajouterai, votre domaine, aujourd’hui, la communication événementielle passe par les réseaux et elle doit être intégrée dans la stratégie.

    Almari Muller

  4. Francoise
    22 novembre 2015 at 22 h 22 min — Répondre

    Bonjour à vous, j’espère que vous allez bien. J’aimerais savoir svp ce que désigne la dimension humaine de l’évènement

  5. 25 novembre 2015 at 18 h 36 min — Répondre

    Bonjour Françoise,
    Développez la dimension humaine > recherchez le contact, la proximité, l’authenticité. Un événement sans dimension humaine ne facilite pas le réseautage, ni le développement des relations. Sans humain, pas d’event, pas de relation, pas de business 😉 J’espère avoir répondu à votre question.

    • Francoise
      28 novembre 2015 at 22 h 57 min — Répondre

      Merci beaucoup pour votre réponse. Portez vous bien ?

  6. zidanifarid
    26 février 2016 at 8 h 50 min — Répondre

    bravo valerie . vous m avez appris une chose q j oublierais jamais l étape 6 le suivi. moi j pensais q donner des cadeaux symboliques a la fin suffisait et la v m apprenez le pt 6 qui permet l investissement a long terme donc creer climat permettant des rencontres entre les participants echange d idees /tel donc prevoir beaucoup de poses /distractions /promenades/.. . je tiens a vous dire q j suis chercheur en methodologie depuis 20 ans et j ai organisé plusieurs seminaires instructifs et le pt 6 s applique aussi quand l evenement est non lucratif . j ajouterais q dans la mesure du possible demander a l avance aux participants leur pt de vue concernant l organisation de l evenement et aussi apres le deroulement ( fiche d evaluation ). d apres vous quelle est la différence entre organiser et preparer et aussi planifier. merci have a good time

  7. 2 mai 2016 at 18 h 11 min — Répondre

    Merci beaucoup Valérie pour ces conseils ! A mon tour :).
    Pour organiser un événement professionnel, je vous invite à utiliser RowShare. Vous allez pouvoir organiser l’ensemble de votre événement, de la gestion des actions de votre équipe d’organisation à la gestion des inscriptions, en passant par l’impression des badges, listes d’émargement, attestations de présence… et le tout de façon collaborative. Venez y jeter un œil, ça peut vraiment vous faciliter la tâche en plus des conseils de cet article !
    Pour tout vous dire, je travaille dans l’entreprise qui a créé cet outil et je viens d’écrire un article qui vous donne une idée sur ce que RowShare peut apporter à l’organisation de votre événement et comment vous y prendre :
    https://www.rowshare.com/blog/fr/2016/04/29/Organiser-son-evenement-professionnel-en-toute-simplicite
    C’est vrai que ça fait un bout de temps que vous avez posé la question, mais si j’ai trouvé cette page, ça arrivera surement à d’autres. Alors je tente ma chance !

  8. mbonjo elome
    4 mai 2016 at 22 h 51 min — Répondre

    bsr a tous je suis entren d’organise un evenement intitulé BOOM 1ER pour ser vacance 2016 qui debutera le 2 juin j’aimerai avoir votre aides

  9. 24 mai 2016 at 15 h 32 min — Répondre

    C’est très important aussi, de jouer sur la décoration pour laisser une meilleure impression.

  10. 18 juillet 2016 at 15 h 59 min — Répondre

    […] un évènement privé ou professionnel, la sonorisation est une pièce maitresse dans le succès de la fête. Des […]

  11. 9 novembre 2016 at 0 h 56 min — Répondre

    Personnellement j’utilise ce petit site sympa http://www.liveber.com qui permet d’organiser son événement en quelques cliques. C’est plutôt pour les invitations entre amis ou petit groupe. Cela permet de proposer des dates et effectuer des relances automatiques.

  12. 29 novembre 2016 at 17 h 18 min — Répondre

    Bonjour, merci de diffuser ces conseils qui seront précieux pour ceux qui se lancent dans cette belle aventure ! L’article n’a pas pris une ride 😉

    Une fois n’est pas coutume, je me permets de vous présenter Sonity : https://decouvrez.sonity.fr/
    une toute nouvelle Startup qui permet de référencer ses événements musicaux sur le net de manière qualitative tout en les partageant à une communauté de fêtards Français pour en augmenter la visibilité, c’est rapide et il ne faut pas débourser un radis !

    L’objectif à terme est de créer un large écosystème mettant en relation les divers acteurs du milieu, pour favoriser le dialogue et les collaborations entre eux et donc bâtir un climat propice à la création de valeurs culturelles ainsi qu’à la facilité d’accès à la culture pour le public.

    Je vous souhaite à tous une excellente continuation !
    À bientôt,
    LAFOLIE Cyril, cofondateur de Sonity.

  13. […] attirer l’attention de vos convives et collaborateurs. Les entreprises qui souhaiteront donc organiser un événement peuvent choisir entre des menus concoctés spécialement pour des fêtes réalisées en entreprise. […]

  14. APPO BADJI
    21 août 2017 at 14 h 31 min — Répondre

    BONJOUR J’AI BESOIN DE CONSEIL POUR UN ÉVÉNEMENT DE GRANDE TAILLE GENRE UN SALON AVEC LES PARTENAIRES ET JE DOIS METTRE L’ACCENT SUR LE COTE ORGANISATION HÔTESSE ET TOUT .

    • 21 août 2017 at 16 h 19 min — Répondre

      Bonjour, vous pouvez prendre contact avec l’auteur de l’article.

  15. 5 septembre 2017 at 17 h 29 min — Répondre

    Excellent article ! Merci pour ces différents conseils. Bon nombre d’entrepreneurs seront sûrement ravis d’en profiter.

  16. 8 septembre 2017 at 10 h 16 min — Répondre

    Merci beaucoup pour ces conseils

  17. 6 octobre 2017 at 15 h 53 min — Répondre

    Bonjour j’ai pris du plaisir pour vous lire. Votre article est très impressionnant et riche. Je souhaiterai dans la mesure du possible vous posez une question assez particulière. Quel rôle joue la logistique dans la préparation d’un évènement?

    • 19 octobre 2017 at 13 h 20 min — Répondre

      Bonjour, merci de votre question. Tout dépend du type d’événement que vous organisez. Il me semble assez évident que si vous vendez du matériel sur un stand ou si vous devez aménager celui-ci de manière ponctuelle ou particulière vous devez en tenir compte. Pour plus de précisions, je vous invite à contacter Sandra Autullo chez Somice sàrl.

  18. 9 novembre 2017 at 16 h 48 min — Répondre

    Très bel article. User des réseaux sociaux pour la communication d’un évènement est réellement indispensable de nos jours, ne serait-ce que pour relayer les informations utiles aux personnes intéressées. Il y a encore d’autres avantages à en tirer mais tout doit passer évidemment par les divers stratégies de diffusion de l’évènement, à savoir les étapes que vous avez si bien mentionnés dans cet article. Merci 🙂

  19. organisation seminaire entreprise
    9 novembre 2017 at 16 h 56 min — Répondre

    Je vous invite également à consulter mon site http://www.wagram-energie.com/ pour faciliter l’organisation des séminaires en entreprise 🙂

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